Fiche n°2 – Les relations avec les opérateurs économiques

Avant la consultation formelle du marché

– Le Sourcing :

Définition : Le sourcing est un terme anglais utilisé dans le cadre des achats pour désigner le fait de trouver soit des fournisseurs soit des candidats. Le terme vient du verbe anglais « to source ». Ce terme est utilisé pour désigner l’action de recherche, de localisation et d’évaluation d’un fournisseur ad hoc, afin de répondre à un besoin identifié (en matière de biens ou de services) formulé par une entreprise ou par un service.
Le code de la commande publique dans son article R 2111-1
parle désormais d’échanges et études préalables avec les opérateurs économiques.
Pour le coordonnateur de groupement, ce sourcing intervient soit en prévision de la constitution d’un nouveau groupement, soit en vue du renouvellement d’un marché. C’est une opération essentielle qui doit s’accompagner d’une procédure sécurisant l’EPLE porteur du groupement.
Dans ce cadre, tous les acteurs identifiables et susceptibles d’être soumissionnaires doivent être consultés. Il ne peut être question d’en éliminer volontairement certains. L’appartenance à un réseau d’acheteurs permet au coordonnateur d’avancer rapidement dans la maitrise du secteur concerné par le groupement.
Les échanges ne peuvent se faire avec le coordonnateur seul, ce dernier doit-être accompagné. Le coordonnateur peut être assisté par un professionnel de la restauration. Aucun document du futur marché ne doit être remis à un soumissionnaire potentiel. Les échanges portent sur les caractéristiques du marché, leurs attentes et intérêts, leur potentiel, conseils sur les questions techniques rendant viable la consultation.
Il faut donc privilégier une certaine formalisation des rendez-vous.

– Présence dans les manifestations professionnelles

La présence dans les salons, foires et expositions en lien avec l’objet du marché est importante. Elle permet de tisser des liens avec le milieu économique facilitant la compréhension des interactions entre tous les acteurs de la chaine agro-alimentaire : du producteur au distributeur en passant par le transformateur. Cela permet de comprendre les enjeux économiques du marché en question mais également de légitimer la place du coordonnateur dans cette démarche de relocalisation de la production agricole et d’ouvrir en toute équité la commande en intégrant la notion de proximité.

Lors de l’attribution du marché : Mise en place d’un jury

Bien souvent les soumissionnaires reprochent aux marchés publics leur côté formel et désincarné lors de l’attribution des lots. Certes les lettres de rejet doivent comprendre une motivation ou explication. Elle est bien souvent réduite à sa plus
simple expression. Cette situation crée indubitablement des incompréhensions et des frustrations dans le cadre de rejets d’offres émanant de producteurs locaux ou de proximité.
L’information des candidats évincés est prévue dans l’article R 2181-1 du code de la commande publique.
Le coordonnateur peut se retrouver à devoir justifier les choix
de la CAO aussi bien devant les soumissionnaires refusés que
devant les collectivités locales.
Une des solutions mises en pratique est l’institution d’un jury.
Ce dernier doit répondre à quelques principes et doit être formalisé le plus possible.
Le jury n’aura pas vocation à traiter tous les critères de sélection. Ce dispositif doit être réservé aux conditions d’approvisionnement des matières premières et/ou de la protection de l’environnement.
La force de l’institution du jury est de permettre aux producteurs de dépasser la simple étude d’un dossier technique remis par les soumissionnaires. Le jury peut mieux se rendre compte de la réalité des faits mis en avant et de la réelle connaissance des attentes de l’acheteur.

Pour cela quelques conseils :
– Le règlement de consultation doit indiquer qu’un jury recevra les soumissionnaires. Il faudra indiquer les modalités de mise en œuvre : nombre de représentants du soumissionnaire, modalités de convocation, temps de de l’entretien, composition du jury et mode d’attribution de la note au terme de l’entretien. Le temps de l’entretien doit être compris entre 30 à 45 minutes.
– Le jury peut avoir étudié les dossiers en amont des entretiens et valide les questions posées. Les questions doivent être les mêmes pour chaque soumissionnaire. Des items avec des notes spécifiques peuvent être prédéterminés.
– La composition du jury doit être arrêtée et comprendre si possible des représentants des deux collectivités de rattachement.
– La notation doit se faire par membre à bulletin secret. C’est la moyenne des bulletins qui arrête la note définitive du candidat. Ce dernier point est à expliciter au représentant de l’entreprise au début ou à la fin de l’entretien.

Échange après l’attribution du marché

L’échec est source d’apprentissage. Il permet de progresser
pour la prochaine consultation. Ce principe est valable pour le coordonnateur qui souhaitait attribuer des parts de marché dans le cadre de ses objectifs citoyens mais également pour les soumissionnaires non retenus.
Afin de permettre à tous les soumissionnaires de mieux comprendre les pratiques mises en œuvre lors de la consultation,
le coordonnateur peut les recevoir afin d’étudier leurs offres et de dégager leurs marges de progrès pour les consultations suivantes.
Il n’est pas question cependant de leur remettre les documents ayant mené à l‘attribution. Ces entretiens doivent avoir lieu après le démarrage du marché et la fin du délai de stand still (délai de suspension de signature du marché de 11 jours suite au rejet des offres). Lors du jury, Il est important d’informer les candidats que les soumissionnaires non retenus seront reçus à leur demande par le coordonnateur pour expliciter les résultats.

Durant l’exécution du marché

Organisation de points d’étape

Il est fortement conseillé d’assurer un suivi d’exécution avec le titulaire. Prévue dans le cahier des charges, sa fréquence, définie librement par le coordonnateur, est généralement semestrielle ou annuelle. Elle est l’occasion d’échanger sur tous les points sensibles qui ont été observés durant la période concernée et de s’assurer de leur résolution. Elle permet aussi d’anticiper le futur marché, de sensibiliser le titulaire sur des aspects ou des exigences qui n’auraient pas été suffisamment compris de sa part. C’est l’occasion de prendre connaissance des éventuelles difficultés que le titulaire rencontre dans l’exécution du marché. Ces difficultés peuvent provenir d’une situation économique tendue, de l’écriture du marché mais également des adhérents. Cette étape sert à progresser et à permettre des relations commerciales transparentes et durables.

Bilans d’exécution

De la même façon, il est opportun d’exiger des comptes rendus tels que des remontées statistiques sur des volumes financiers, des tonnages ou tout autre point jugé nécessaire par le groupement. Ces exigences seront plus ou moins développées selon la typologie du titulaire et sa capacité technique et humaine à fournir de telles informations. Non adaptées, elles peuvent devenir contreproductives et écarter l’accès au marché public de petits producteurs ou organisations de producteurs, pourtant à même de satisfaire les besoins du groupement.

Manifestations organisées par le groupement

Un groupement de commandes mettant en œuvre une politique de relocalisation et d’approvisionnement de proximité se distingue d’un autre acheteur par sa communication active.
Cette dernière est à destination des adhérents, des opérateurs mais aussi des publics accueillis dans les collèges et lycées adhérents.
Nous listerons ci-dessous les principales manifestations possibles :

• Rencontre acheteurs producteurs par département
• Marchés de producteurs sur différents sites (en lycée et/ou en collège)
• Sensibilisation des PME locales lors de rencontres par thème
  ou par zone géographique
• Journées de sensibilisation et de formation des acheteurs et
  des prescripteurs