Fiche n°10 – Les outils informatiques

A l’instar des autres secteurs de l’économie, l’achat public se trouve confronté depuis le code des marchés publics de 2004 à la révolution du numérique. Cette transformation progressive de la commande publique exige du coordonnateur de groupement de commande une mise à niveau et une adaptation constante. La clé de la réussite de la dématérialisation des procédures d’achat est à ce prix. Il se doit également d’accompagner ses propres adhérents et les opérateurs économiques dans cette évolution.
Face à ces différents défis, le groupement de commande par sa nature même apparaît comme une solution évidente pour anticiper les évolutions en termes de compétences, d’usages, d’organisation et d’acquisition d’outils numériques (profil acheteur, DUME, veille juridique, gestion des échanges et signature électronique). La mutualisation des moyens et la massification des achats permet en effet de disposer de moyens budgétaires pour faire face financièrement à l’achat de solution informatique de communication, d’aide à la saisie des états de besoin ou bien encore d’outils d’aide à l’analyse des marchés publics (OCCENA par exemple).
Le groupement de commande présente donc aujourd’hui tous les atouts en termes d’espace partagée de gouvernance pour développer et professionnaliser la fonction Achats. C’est par la mutualisation des compétences et des savoirs faire que l’acheteur public pourra innover et tendre ainsi vers une performance de l’achat public.

Les outils informatiques de communication et d’informations de l’acheteur public.

Le profil acheteur

Depuis le 1er octobre 2018, pour les marchés publics dont la valeur estimée est égale ou supérieure à 40000€ HT, l’ensemble de la procédure de la commande publique doit désormais s’effectuer via une plate-forme d’achat dématérialisée, appelée « Profil d’acheteur ». Sur la plate-forme sélectionnée par le coordonnateur, accessible aux entreprises candidates, sont publiés les marchés et l’ensemble des documents de la consultation. Ce même espace permet aux candidats de déposer leur offre par voie électronique et de pouvoir accéder à titre informatif à la publication des données essentielles des marchés passés dans leur secteur d’activité.

Choix du profil acheteur

Le choix du profil acheteur est très important et va bien au-delà des fonctionnalités obligatoires demandées par l’acheteur public pour remplir ses obligations en matière de dématérialisation. En effet, outre le stockage numérique du registre des retraits de dossier et de dépôt des offres, le profil acheteur est un outil de travail pour le coordonnateur qui lui permet de suivre la procédure du début à la fin.
La plateforme de l’association des marchés publics d’aquitaine, par exemple, permet de suivre la procédure depuis sa préparation jusqu’à la décision et la mise en ligne de la publicité adaptées au type de marché passé. Le profil acheteur doit aussi avoir une fonctionnalité pour échanger avec les candidats et ensuite le ou les titulaires du marché de façon sécurisée et horodatée par un tiers de confiance. Enfin, le profil acheteur doit intégrer un module permettant de publier les données essentielles des marchés conclus accessibles aux entreprises. L’annexe 15 du code de la commande publique (Arrêté du 22 mars 2019 relatif aux données essentielles dans la commande publique) fixe la liste des données essentielles à chaque contrat, les formats et les modalités de publication de ces données.

Échanges avec les candidats

La messagerie électronique sécurisée du profil acheteur doit être utilisée pour l’ensemble des échanges (questions/réponses, informations, décisions, notification d’attribution,)dans le cadre de la préparation du marché (jusqu’à la notification de celui-ci) mais aussi pendant son exécution.
Elle permet la traçabilité des informations échangées d’une part et la certification d’autre part des échanges par un tiers de confiance grâce à la mise en place de certificats de sécurité numérique.

Liaison avec le BOAMP

Le profil acheteur doit également permettre d’éviter de doubler le travail de saisie du marché. En effet, certaines procédures (formalisées par exemple), doivent faire l’objet d’une publicité au BOAMP et au JOUE. Le profil acheteur doit permettre de récupérer les saisies du marché (nom des lots, etc.) et servir d’interface avec le BOAMP et le JOUE. Cette interface permet d’éviter de ressaisir à nouveau toutes les informations du marché.

DUME

Le Document Unique de Marché Européen (DUME) permet au candidat de renseigner une seule fois les différents documents administratifs exigés lors d’un marché. Ce document n’a de valeur que s’il est au format numérique (xml), c’est pourquoi le profil acheteur doit être compatible avec lui.
Il doit être possible de configurer uniquement les rubriques du DUME que l’acheteur souhaite que le candidat renseigne lors de la réponse au marché. Le candidat devra donc remplir toutes les rubriques choisies par l’acheteur, directement sur le profil acheteur.

Veille juridique

Lorsque l’on est coordonnateur de marché, il est important de faire une veille juridique sur ce sujet. Un des moyens d’y parvenir facilement est d’utiliser Twitter. Ce réseau social permet de s’abonner à nombre de sites institutionnels de l’état (la quasi-totalité a ouvert un compte), mais aussi à des acteurs majeurs sur la thématique des marchés publics.
Quelques comptes incontournables pour vous aider à commencer à twitter : @apasp2, @dila, @acenaquitaine

Les outils informatiques d’aide au recensement des besoins et à l’analyse des offres

Le recensement des besoins

Le recensement des besoins est une étape très importante dans la vie d’un groupement de commande, aussi bien pour le coordonnateur de marché que pour les adhérents. Cette étape est cruciale car elle conditionne la bonne réalisation du futur marché. Elle peut aussi être extrêmement chronophage si elle n’est pas bien réalisée techniquement.
Les tableurs (Excel ou LibreOffice) sont assez peu adaptés au recensement des besoins de nombreux utilisateurs. Nous avons opté pour un système de tableur en ligne basé sur l’écosystème Gsuite de Google, qui permet de faciliter le recueil des états de besoins. Ce type de système offre les mêmes possibilités que les tableurs traditionnels mais permet en plus de gérer efficacement le partage en ligne ainsi que l’enregistrement des données sans interaction de l’adhérent.
Il offre également la possibilité d’automatiser les tâches de compilation des besoins grâce à des scripts.

Aide à l’analyse des offres

– Annexes techniques
Pour rationaliser le travail d’analyse des offres, il semble opportun de créer des annexes techniques sous forme de fichier de formulaire PDF à remplir. Ce support unique permettra de faciliter le recueil d’information et de centraliser la réponse personnalisée de chaque soumissionnaire à tel ou tel critère de sélection. Ce travail préalable de rédaction de formulaires présente également l’intérêt pour l’acheteur public de mieux formaliser ses attentes, de gagner du temps dans la lecture des dossiers mais aussi d’avoir des réponses précises en adéquation avec ses attentes.

– OCCENA
L’outil OCCENA est né d’un constat, il fallait que l’analyse des fiches techniques soit moins chronophage et plus fiable.
Avant le développement de cette application, un outil en ligne avait été développé par l’ACENA sous la forme d’un calculateur de Nutriscore auquel se rajoutaient des pénalités. La saisie dans ce calculateur était manuelle et demandait beaucoup de temps aux adhérents et aux coordonnateurs.
OCCENA permet désormais de supprimer cette étape chronophage. Par un travail collaboratif entre scientifiques et acheteurs publics, une grille de référence nutritionnelle et sanitaire a été mise au point. Cette grille de calcul informatique génère automatiquement le score qualité de chaque soumissionnaire. Ceux-ci sont mis à contribution au préalable puisqu’il est de leur responsabilité de saisir les données contenues dans leurs propres fiches techniques. Une fois l’offre remise par le candidat avec le bordereau qualité, le coordonnateur n’aura plus qu’à faire des sondages pour vérifier que les déclarations du candidat sont conformes. A défaut, le candidat se verra appliquer des pénalités ou l’exclusion du lot.